Меню

Регистрационный номер документа оформляется следующим образом



Тест с ответами по документообороту

1. Документооборот – это:
а) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки +
б) вид государственной, муниципальной, научной, коммерческой и некоммерческой деятельности
в) это система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

2. Аутентификация – это:
а) механизм разграничения доступа к данным и функциям системы
б) способность подтвердить личность пользователя +
в) поиск и исследование математических методов преобразования информации

3. Как называется бланк, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов:
а) бланк конкретного документа
б) единый бланк
в) общий бланк +

4. Бланк документа – это:
а) лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа +
б) лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную и переменную информацию об организации
в) государственная бумага, обязательная для применения в организации

5. В объеме документооборота следует учитывать:
а) все входящие и исходящие документы за определенный период времени все внутренние документы и все копии за определенный период времени
б) все входящие и исходящие документы за определенный период времени
в) все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии за определенный период времени +

6. Главное правило организации документооборота – это:
а) стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов и от принятой в организации технологии работ с документами
б) оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени +
в) стереотипные маршруты движения свойственные входящим документам с наименьшими затратами времени

7. Группы доступа необходимы :
а) для предоставления прав контролера сотрудникам обязанным следить за действиями пользователей системы
б) в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие
в) для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом +

8. Делегирование прав доступа необходимо:
а) в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие +
б) для предоставления прав контролера сотрудникам обязанным следить за действиями пользователей системы
в) для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом

9. Такой документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы:
а) Входящий
б) Внутренний
в) Исходящий +

10. Документопоток – это:
а) сложившееся или организованное в пределах информационной системы
б) сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник +
в) движение документов в разных направлениях, которое постоянно меняется

11. Документ имеет две сущности:
а) информационную и материальную +
б) общую и специальную
в) информационную и коммуникационную

12. Документопотоки по направлению делятся на такие потоки:
а) параллельные и пересекающиеся
б) горизонтальные и вертикальные +
в) входящие и уходящие

13. Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывается количество:
а) подлинников, а в знаменателе – количество копий +
б) копий, а в знаменателе – количество всех документов организации
в) копий, а в знаменателе – количество подлинников

14. Объем документооборота выражается:
а) общим количеством документов, созданных в организации за определенный период времени
б) общим количеством документов, поступивших в организацию за определенный период времени
в) общим количеством документов, поступивших или созданных организацией за определенный период времени +

15. Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается:
а) поле документа +
б) предложение
в) реквизит документа

16. Основными видами срокового контроля являются:
а) еженедельный, ежемесячный и ежеквартальный
б) текущий, предупредительный и итоговый +
в) ручной и автоматизированный

17. Официальный документ – это:
а) любая информация, внесенная в базу данных
б) любой бумажный документ
в) информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим законодательным правилам +

18. Подготовка документа к сканированию включает в себя такие операции:
а) предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации
б) описание настройки системы и непосредственную подготовку документа +
в) сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование

19. Под таким контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня:
а) предупредительным
б) финансовым
в) текущим +

20. Под таким контролем понимают аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях:
а) финансовым
б) итоговым +
в) текущим

21. Под таким контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2 – 3 дня:
а) предупредительным +
б) текущим
в) финансовым

22. Под электронной цифровой подписью понимается:
а) средство защиты от подделок или потерн данных в рукописных документах
б) реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи +
в) традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения

23. Получение изображения документа включает в себя операции:
а) описание настройки системы и непосредственную подготовку документа
б) предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации
в) сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование +

24. Как называется процесс приведения чего-либо к единой системе, форме, единообразию:
а) классификация
б) унификация +
в) стандартизация

25. Распознавание предполагает выполнение следующих операций:
а) описание настройки системы и непосредственную подготовку документа
б) сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование
в) предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации +

26. Регистрация – это:
а) прием и первичная обработка документов
б) запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения +
в) учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам

27. Регистрации подлежат:
а) все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения +
б) только входящие и исходящие документы
в) только письма и обращения граждан

28. Реквизит документа – это:
а) обязательный символ в документе, расположенный в правом верхнем углу
б) логотип на официальном документе
в) обязательный элемент официального документа +

29. Как называется реквизит, отражающий основное содержание документа:
а) текст +
б) приложение
в) регистрационный номер

30. Реквизиты характерные только для бланка письма – это:
а) справочные данные об организации
б) трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» +
в) эмблема организации

Источник

Регистрационный номер документа оформляется следующим образом

Реквизиты

Где на документе следует располагать государственный герб Российской Федерации?

· в центре верхнего поля;

· в правом верхнем углу;

· в левом верхнем углу.

В каком случае на документе не воспроизводится эмблема организации?

· если на документе уже помещён герб Российской Федерации;

· если на документе уже помещён герб субъекта Российской Федерации;

· если на документе уже помещён герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации;

· если организация не считает нужным помещать эмблему на документе.

Где помещается товарный знак или эмблема организации?

· в верхнем левом углу;

· в верхнем правом углу;

· в центре верхнего поля;

Читайте также:  Уставный капитал общества с ограниченной ответственностью

· в соответствии с уставом или положением организации.

Где указывается наименование вышестоящей организации?

· над наименованием организации, выпускающей документ;

· под наименованием организации, выпускающей документ;

· слева от наименования организации, выпускающей документ;

· справа от наименования организации, выпускающей документ.

В каких случаях приводится сокращённое наименование организации, выпускающей документ?

· если полное название организации состоит более, чем из 5 слов;

· если сокращенное наименование закреплено в учредительных документах организации;

· если сокращенное наименование используется чаще, чем полное;

· если документ является внутренним.

6. Если наряду с русским языком в субъекте Российской Федерации в качестве государственного используется национальный язык, то:

· документ печатается только на национальном языке;

· документ печатается только на русском языке;

· документ печатается на русском и национальном языках;

· язык, на котором печатается документ, организация выбирает по своему усмотрению.

В каком случае на документах указывается наименование структурного подразделения организации?

· если структурное подразделение является автором документа;

· если документ является исходящим;

· в соответствии с уставом организации.

Что включают в себя справочные данные об организации?

· почтовый адрес и e-mail;

· почтовый адрес и номера телефонов;

· почтовый адрес, номера телефонов, e-mail и другие сведения, которые организация считает нужным указать;

· e-mail, номера телефонов и факса.

Где на документе проставляются справочные данные об организации?

· в правом верхнем углу документа;

· в левом верхнем углу документа;

· в верхнем поле по центру документа;

· строкой ниже наименования организации.

Для какого вида документов наименование документа не указывается?

· выписка из протокола;

· письмо;

Каким образом нужно указывать название документа?

· прописными буквами;

· первая буква – прописная, остальные – строчные;

· в зависимости от документа;

· по решению руководителя организации.

В каком случае можно не проставлять название документа?

· если смысл текста изложен в одном абзаце;

· согласно уставу организации;

· если документ оформлен на бланке формата а4;

· если документ оформлен на бланке формата А5.

13. Дата документа — это:

· дата его подписания, принятия

· дата его составления

· дата его подписания, принятия, утверждения, составления, дата события

14. Дата документа оформляется:

· цифровым или словесно-цифровым способом

Какими символами оформляется дата документа?

· арабскими цифрами;

· римскими и арабскими цифрами;

· римскими и арабскими цифрами и буквами.

В каких документах допускается словесно-цифровой символ обозначения даты документа?

· в финансовых документах;

Каким образом должна выглядеть дата документа?

· в виде: день, месяц, год;

· в виде: месяц, год;

· в виде: время, день, месяц, год;

· в произвольной форме.

18. Дата документа оформляется следующим образом:

· 01.02.2019

Регистрационный номер документа — это

· порядковый номер регистрации

· индекс структурного подразделения

· цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывающее место его составления и хранения

· номер дела по номенклатуре дел

Регистрационный номер документа оформляется следующим образом

· № 25/08-15

Дата добавления: 2019-02-22 ; просмотров: 645 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Источник

Регистрационный номер документа оформляется следующим образом

Реквизиты

Где на документе следует располагать государственный герб Российской Федерации?

· в центре верхнего поля;

· в правом верхнем углу;

· в левом верхнем углу.

В каком случае на документе не воспроизводится эмблема организации?

· если на документе уже помещён герб Российской Федерации;

· если на документе уже помещён герб субъекта Российской Федерации;

· если на документе уже помещён герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации;

· если организация не считает нужным помещать эмблему на документе.

Где помещается товарный знак или эмблема организации?

· в верхнем левом углу;

· в верхнем правом углу;

· в центре верхнего поля;

· в соответствии с уставом или положением организации.

Где указывается наименование вышестоящей организации?

· над наименованием организации, выпускающей документ;

· под наименованием организации, выпускающей документ;

· слева от наименования организации, выпускающей документ;

· справа от наименования организации, выпускающей документ.

В каких случаях приводится сокращённое наименование организации, выпускающей документ?

· если полное название организации состоит более, чем из 5 слов;

· если сокращенное наименование закреплено в учредительных документах организации;

· если сокращенное наименование используется чаще, чем полное;

· если документ является внутренним.

6. Если наряду с русским языком в субъекте Российской Федерации в качестве государственного используется национальный язык, то:

· документ печатается только на национальном языке;

· документ печатается только на русском языке;

· документ печатается на русском и национальном языках;

· язык, на котором печатается документ, организация выбирает по своему усмотрению.

В каком случае на документах указывается наименование структурного подразделения организации?

· если структурное подразделение является автором документа;

· если документ является исходящим;

· в соответствии с уставом организации.

Что включают в себя справочные данные об организации?

· почтовый адрес и e-mail;

· почтовый адрес и номера телефонов;

· почтовый адрес, номера телефонов, e-mail и другие сведения, которые организация считает нужным указать;

· e-mail, номера телефонов и факса.

Где на документе проставляются справочные данные об организации?

· в правом верхнем углу документа;

· в левом верхнем углу документа;

· в верхнем поле по центру документа;

· строкой ниже наименования организации.

Для какого вида документов наименование документа не указывается?

· выписка из протокола;

· письмо;

Каким образом нужно указывать название документа?

· прописными буквами;

· первая буква – прописная, остальные – строчные;

· в зависимости от документа;

· по решению руководителя организации.

В каком случае можно не проставлять название документа?

· если смысл текста изложен в одном абзаце;

· согласно уставу организации;

· если документ оформлен на бланке формата а4;

· если документ оформлен на бланке формата А5.

13. Дата документа — это:

· дата его подписания, принятия

· дата его составления

· дата его подписания, принятия, утверждения, составления, дата события

14. Дата документа оформляется:

· цифровым или словесно-цифровым способом

Какими символами оформляется дата документа?

· арабскими цифрами;

· римскими и арабскими цифрами;

· римскими и арабскими цифрами и буквами.

В каких документах допускается словесно-цифровой символ обозначения даты документа?

· в финансовых документах;

Каким образом должна выглядеть дата документа?

· в виде: день, месяц, год;

· в виде: месяц, год;

· в виде: время, день, месяц, год;

· в произвольной форме.

18. Дата документа оформляется следующим образом:

· 01.02.2019

Регистрационный номер документа — это

· порядковый номер регистрации

· индекс структурного подразделения

· цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, указывающее место его составления и хранения

· номер дела по номенклатуре дел

Регистрационный номер документа оформляется следующим образом

· № 25/08-15

Дата добавления: 2019-02-22 ; просмотров: 645 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Источник

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

  • ГЛАВНАЯ
  • ВОПРОС/ОТВЕТ
  • СЛОВАРИК
  • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
  • НОРМАТИВКА
  • ТЕСТ
  • КАРТА САЙТА
  • О СЕБЕ
  • Выберите один из вариантов в каждом из 20 вопросов;
  • Нажмите на кнопку «Показать результат»;
  • Скрипт не покажет результат, пока Вы не ответите на все вопросы;
  • Загляните в окно рядом с номером задания. Если ответ правильный, то там (+). Если Вы ошиблись, там (-).
  • За каждый правильный ответ начисляется 1 балл;
  • Оценки: менее 10 баллов — НЕУДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНО, от 10 но менее 15 — УДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНО, 15 и менее 20 — ХОРОШО, 20 — ОТЛИЧНО;
  • Чтобы сбросить результат тестирования, нажать кнопку «Сбросить ответы»;
Читайте также:  Смертельный акродерматит ЛАД Бультерьер Миниатюрный бультерьер

39 комментариев:

Спасибо)))) Поверила в себя))) Принимаю должность))))

Спасибо! Грамотно и лаконично составлены вопросы! Проверила себя, здорово!)

Пожалуйста! Очень рада, что информация пригодилась.

Спасибо! Не ожидала, что получу отметку «хорошо» ) Думаю, было бы не плохо в случае ошибочного ответа показывать правильный вариант ответа.

Пожалуйста! Возможно, Вам стоит больше верить в себя. Прислушаюсь к Вашему пожеланию насчет правильного варианта ответа.

отличный тест))мне есть чему учиться))

Спасибо за Вашу оценку!

19й не соответствует действующему законодательству)) исправьте верный ответ

Согласно Перечню типовых управленческих документов 2010 года срок хранения приказов по личному составу составляет 75 лет ЭПК (ст. 19). Исключение составляют приказы о дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках, дежурства, ежегодных оплачиваемых отпусках. Их срок хранения составляет 5 лет.

Относительно хранения приказов по личному составу. 2003 год определен как условная граница при определении сроков хранения документов по личному составу — ФЗ от 02.03.2016 № 43. Вновь масса вопросов возникает. Но ФЗ, как нормативный акт, выше чем ПТУД.

Да, действительно, вопросов становится все больше. Особенно в связи с формулировкой «не менее 50 лет»)

Источник

Новый гост для оформления документов

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Екатерина Мирошкина экономист

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

  1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
  2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
  3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
  4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
  5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
  6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
  7. Печать не должна заходить на подпись.
  8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
  9. На копии надо написать, где находится подлинник.
  10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

  1. Times New Roman, размеры 13, 14.
  2. Arial, 12, 13.
  3. Verdana, 12, 13.
  4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

  1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
  2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
  3. Между буквами — обычный.
  4. Между словами — один пробел.
  5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
  6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

  • левое — 20 мм;
  • правое — 10 мм;
  • верхнее — 20 мм;
  • нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН , ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

  1. 19.10.2018;
  2. 19 октября 2018 г.

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

Читайте также:  Показатели эффективности диспансерного наблюдения

И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Изумительная история 02.11.17

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

  1. составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
  2. указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Что делать? 02.10.17

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовок Хороший заголовок
Приказ Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Вид документа Форма обращения Пример
Приказ Первое лицо, единственное число Приказываю
Документ от имени органа из нескольких человек Третье лицо, единственное число Собрание собственников решило (а не «мы решили»)
Протокол Третье лицо, множественное число Выступили, слушали, решили
Инструкции, положения, акты, справки, документы с описаниями фактов и выводов Третье лицо, единственное или множественное число Комиссия проверила, отдел организовал, на собрании присутствовали
Деловые и служебные письма Первое лицо, любое число или третье лицо, единственное число Прошу направить, считаем необходимым, отдел продаж предлагает

С какой буквы писать должность

По госту с большой, но только в обращениях. А вы уж сами решайте.

А можно писать «уважаемый»?

По госту да, причем с восклицательным знаком. Вот так:

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая Елена Ивановна!

Даже если вам не нравится такое обращение от ведомства или государства, они делают это по госту. Но самим так делать необязательно.

Что делать? 25.06.18

Подпись — инициалы вперед

В адресате и тексте инициалы пишут после фамилии: Иванов И. И. А в подписи — перед ней: И. И. Иванов. Мы не знаем, почему так.

Если документ на фирменном бланке, название компании в подписи можно не писать. Если вверху уже указана должность автора, то внизу хватит только подписи и инициалов с фамилией.

Если подписей несколько, их располагают друг под другом по подчиненности или убыванию важности. Сначала директор, потом зам, а потом зам зама.

Если в договоре или письме уже указали директора, а подписать пришлось кому-то другому по доверенности, нельзя писать «за» перед должностью, хотя многие так делают. Нужно от руки исправить фамилию или поставить штамп.

Появилась отметка об электронной подписи

Теперь гост не только для бумажных документов. И не только для обычных писем по электронной почте. Если подпись электронная, ее реквизиты должны стоять там же, где стояла бы ручная. Она не может перекрывать текст.

Вообще, в госте неполная информация об электронной подписи. Пример отметки выглядит странно. Там нет вида подписи, полномочий и названия удостоверяющего центра. Если вам пришло что-то с отметкой об электронной подписи, будьте внимательны, чтобы не попасть в сети мошенников. Даже если она вроде бы выглядит по госту — лучше перепроверьте.

Как ставить печать

Печать не должна перекрывать ручную подпись. Хотя некоторые бухгалтеры, кадровики и секретари упорно ставят печать на подпись. Это не по госту.

Но печати может и не быть, это не нарушение. Хотя в госте об этом не сказано — наоборот, формулировка такая, будто печать обязательная. Но мы-то знаем, что нет.

Как указать исполнителя

Внизу нужно указать фамилию, имя, отчество и телефон человека, который составил документ. Можно добавить электронную почту и должность. Исполнителя пишут мельче — это по госту. Но можно и основным кеглем.

Как заверить копию

Отметку о том, что это копия и она заверена, ставят внизу документа. По госту — именно внизу. Выглядит это так:

Если заверяют копию для другой организации, нужно дописать, где хранится оригинал. Например, так:

Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Ромашка».

Можно добавить номер дела и поставить печать, если они есть.

Как поставить резолюцию

Если вам принесли служебную записку с просьбой повысить оклад, купить новый компьютер или дать отгул, то на любом свободном месте документа можно написать, что все согласовано или что отказано, и добавить фамилию с инициалами, подпись и дату. Иногда резолюцию составляют на отдельном бланке формата А5 или А6.

Хотим соблюдать гост. Что делать?

Утвердите форму бланков для каждого вида документа: где и что должно быть написано. Это нужно сделать и для бумажных, и для электронных документов. Если документ отправляют по электронной почте или с электронной подписью, нужно предусмотреть защиту от изменений.

В госте есть схемы расположения реквизитов для разных документов. Если хотите соблюдать стандарт — полюбопытствуйте. Раньше было три формы, а теперь их семь. Там готовые форматы бланков. Если у вас нет особых требований к дизайну, можно использовать эти шаблоны.

Не забывайте, что гост добровольный. Его можно учитывать для порядка в документах, особенно если у вас их много, но штрафов за оформление не по госту нет. А кроме требований на уровне государства есть еще обычаи делового этикета, привычки и корпоративные стандарты. Решайте сами, что вам важнее.

Источник